学会くん

プライバシーポリシー

株式会社秀和ウェイブシステム（以下「当社」といいます）は、学術集会ホームページ作成サービス「学会くん」 （以下「本サービス」といいます）における利用者の個人情報を、個人情報保護法その他の法令を遵守して、 以下のとおり取り扱います。

1. 取得する情報

当社は、本サービスの提供にあたり、次の情報を取得します。

  • 契約者（大会サイトの開設者）の情報: 氏名・フリガナ・所属・部署・役職・住所・電話番号・メールアドレス・パスワード（暗号化して保存）・支払いに関する情報
  • 演題投稿者・参加申込者等の情報: 氏名・所属・役職・連絡先・抄録の内容・問い合わせ内容など、大会サイトのフォームに入力された情報。 演題投稿者には本サービス共通のアカウントが作成され、複数の大会への投稿履歴がアカウントに紐付いて 記録されます（ご本人のマイページで確認できます）
  • 資料等の送付先住所（任意）: 演題投稿者が希望した場合に入力する、資料・抄録集等の送付先住所。 この住所は当該大会の主催者が送付の目的にのみ使用し、当社（学会くん運営）が これを利用することはありません。大会終了後に自動的に消去されます（契約者ご自身のアカウント登録住所は対象外です）
  • 自動的に取得する情報: IPアドレス・ブラウザ種別等のアクセスログ、Cookie（ログイン状態の維持に使用）

2. 主催者と当社の役割分担

  1. 演題投稿者・参加申込者等が大会サイトを通じて提供した個人情報については、当該大会の主催者が利用目的を決定する個人情報取扱事業者であり、 当社は主催者からの委託に基づき、本サービスの提供に必要な範囲でこれを取り扱います。
  2. 契約者の登録情報・支払情報については、当社が個人情報取扱事業者として取り扱います。

3. 利用目的

  • 本サービスの提供・本人確認・認証のため
  • 料金の請求・決済・領収書発行のため
  • 本サービスに関する通知・お知らせ・お問い合わせ対応のため
  • 演題投稿の受付・査読・採否通知等、大会運営機能の提供のため（主催者からの委託に基づく）
  • 不正利用の防止・調査のため
  • 個人を識別できない形式に加工した統計データの作成・サービス改善のため
  • 当社の新機能・サービス等のお知らせ配信のため（事前に同意（オプトイン）をいただいた方のみ。 同意はマイページからいつでも撤回できます。投稿受付・採否・お支払い等の運営上必要な通知は、 同意の有無に関わらず送信します）

4. 第三者提供

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

  • 法令に基づく場合
  • 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
  • 業務委託先に取扱いを委託する場合（次項）

5. 業務委託先（外部サービス）

当社は、本サービスの提供のため、次の外部サービスを利用しています。

  • サーバーホスティング: Amazon Web Services（東京リージョン）
  • 決済処理: Stripe, Inc.（クレジットカード情報は当社サーバーには保存されません）
  • メール配信: Twilio SendGrid
  • AI 機能の処理: Anthropic, PBC（AI アシスタント利用時の入力内容を API 経由で処理します。入力内容が AI モデルの学習に利用されない設定で利用しています）

6. 安全管理措置

当社は、個人情報への不正アクセス・漏えい・滅失等を防止するため、通信の暗号化（HTTPS）、 パスワードのハッシュ化保存、アクセス権限の管理、定期的なバックアップ等の安全管理措置を講じます。

7. Cookie 等の利用

本サービスは、ログイン状態の維持のために Cookie を使用します。また、主催者の設定により、 大会サイトに Google Analytics 等のアクセス解析が導入される場合があります。 解析ツールの取扱いは各提供者のポリシーによります。

8. 開示・訂正・利用停止等

  1. 契約者の登録情報は、マイページからいつでも確認・訂正できます。 その他の開示・訂正・利用停止等のご請求は、下記窓口までご連絡ください。
  2. 演題投稿者・参加申込者等の情報に関するご請求は、原則として利用目的を決定する主催者にご連絡ください。 当社にご連絡いただいた場合は、主催者と連携のうえ対応します。

9. 保存期間

個人情報は、利用目的の達成に必要な期間保存します。大会サイトが削除された場合（お試し期間満了による 自動削除を含む）、当該サイトに投稿された情報はバックアップの保持期間経過後に削除されます。

10. ポリシーの変更

当社は、必要に応じて本ポリシーを変更します。重要な変更の場合は、本サービス上での表示等によりお知らせします。

お問い合わせ窓口

株式会社秀和ウェイブシステム 個人情報お問い合わせ窓口
〒162-0052 東京都新宿区戸山1-1-5-302
hidemi@shuwa.co.jp

制定日: 2026年6月12日